Ne saisissez plus vos documents à la main
Des factures, des contrats, des formulaires, des bons de commande. Quelqu'un, chez vous, les ouvre un par un et recopie leur contenu dans un logiciel. C'est un travail sans erreur possible, répétitif, et que personne n'a envie de faire.
Une information déjà écrite, qu'il faut réécrire
Vos documents contiennent déjà tout : le montant, la date, le numéro de référence, le nom du fournisseur, les conditions. Cette information existe, elle est juste enfermée dans un format que vos logiciels ne savent pas lire.
Alors on recopie. Et le problème n'est pas seulement le temps que ça prend.
Les formats ne sont jamais les mêmes
Chaque fournisseur a sa mise en page, certains envoient des PDF propres, d'autres des scans de travers ou des photos prises au téléphone.
La saisie manuelle produit des erreurs
En proportion faible mais jamais nulle, et sur des données comptables ou contractuelles une erreur rare peut coûter cher.
Le travail se fait en rafale
Souvent en fin de mois ou en période de pointe, exactement au moment où les équipes ont le moins de temps.
Personne ne veut faire ce travail
Ce qui en fait une tâche qu'on repousse, et un point de tension au recrutement.
Un coût facile à calculer, pour une fois
Contrairement à beaucoup de sujets liés à l'intelligence artificielle, celui-ci se chiffre sans difficulté. Prenez le nombre de documents traités par mois, le temps moyen de saisie de l'un d'eux, et le coût horaire du poste concerné. Vous obtenez une dépense annuelle, en général plus élevée que ce que l'on imagine.
Ajoutez-y ce qui ne se voit pas dans ce calcul : le coût de correction des erreurs détectées tard, les délais de traitement qui s'allongent aux périodes de pointe, et le temps de collaborateurs qualifiés absorbé par une tâche qui ne demande aucune de leurs compétences.
C'est ce calcul que nous faisons avec vous en pré-étude, avant de proposer quoi que ce soit.
Le document entre, la donnée structurée sort
Nous construisons des systèmes qui lisent vos documents et en extraient les informations dont vos logiciels ont besoin, dans le format qu'ils attendent.
Ils s'adaptent aux formats réels
Pas seulement aux modèles propres et normalisés, mais aussi aux scans de travers, aux photos, aux mises en page qui changent d'un émetteur à l'autre. C'est la différence entre une démonstration réussie et un système qui tient en production.
Ils comprennent le sens, pas seulement la position
Un montant n'est pas identifié parce qu'il se trouve en bas à droite, mais parce que le système reconnaît qu'il s'agit d'un total. C'est ce qui permet de traiter un fournisseur dont on n'a jamais vu la mise en page.
Ils s'intègrent dans vos outils
Les données extraites arrivent directement dans votre ERP, votre logiciel comptable ou votre plateforme métier. Sans reprise manuelle, sinon le problème est simplement déplacé.
Ils apprennent de vos corrections
Quand un opérateur corrige une extraction, l'information est exploitée pour améliorer le système.
Envoyez-nous un échantillon de vos documents, nous vous dirons ce qui est faisable.
Et si le système se trompe ?
C'est la bonne question, et la réponse honnête est qu'aucun système d'extraction n'est fiable à 100 %, sur aucun document, chez aucun prestataire. Ce qui distingue un système utilisable d'un système dangereux, ce n'est pas l'absence d'erreur, c'est la capacité à savoir quand il n'est pas sûr.
Un indice de confiance sur chaque donnée
Chaque information extraite est accompagnée d'un niveau de certitude. Une date parfaitement lisible sur un document propre ne pose aucun doute, un montant sur un scan abîmé en pose davantage. Le système le sait, et il le dit.
Vous définissez le seuil de contrôle humain
À partir de cet indice, vous décidez de la règle : au-dessus d'un certain seuil de confiance, la donnée part directement dans votre logiciel ; en dessous, elle est mise en file pour vérification humaine. Vous arbitrez vous-même entre le volume automatisé et le niveau de contrôle, en fonction de ce que coûte une erreur dans votre métier.
Concrètement, l'objectif n'est jamais de supprimer la relecture, mais de la concentrer sur les 5 à 10 % de cas qui la méritent au lieu de 100 % des documents.
Un taux mesuré sur vos documents, pas sur une démonstration
Le taux de reconnaissance dépend entièrement de la qualité et de la variabilité de vos documents. C'est pourquoi la pré-étude travaille sur un échantillon réel du vôtre, et vous donne un chiffre constaté avant tout engagement. Un prestataire qui annonce un taux avant d'avoir vu vos documents annonce le taux d'un autre.
À quoi ça ressemble en pratique
Une association du secteur agricole
L'objectif était de supprimer le traitement manuel et chronophage des données de facturation, jusque-là assuré à la fois par les agriculteurs et par les agents chargés de collecter l'information. Nous avons mis en place un système qui extrait et encode automatiquement les données issues des factures agricoles, et qui relie par similarité de sens les noms commerciaux des articles à la taxonomie définie par l'organisation. Les modèles ont été déployés sur les serveurs du client, pour garantir la souveraineté et la confidentialité des données.
Un éditeur de logiciel pour les compagnies d'assurance
Le besoin portait sur l'extraction automatique des informations présentes sur les documents d'identité des clients. La solution devait être hébergée sur l'infrastructure du client pour des raisons de confidentialité, avec une contrainte supplémentaire : identifier le modèle offrant les meilleures performances sous des ressources matérielles limitées.
Également livré dans cette famille
- Un acteur de l'assurance : encodage automatique d'informations non structurées issues de mandats, intégrées directement dans la plateforme de gestion des missions d'expertise
- Un éditeur de logiciel RH : reconnaissance de documents falsifiés, en complément d'une optimisation de la création automatisée d'horaires
Ce que ça a changé pour eux
« Ce qui prenait trois jours en fin de mois se fait maintenant en continu, sans que personne n'ait à s'en occuper. »
Prénom Nom
Fonction, Société
« Nos équipes ne vérifient plus que les cas douteux. Le reste passe tout seul, et le taux d'erreur a baissé, pas augmenté. »
Prénom Nom
Fonction, Société
« On avait déjà essayé un outil du commerce, qui ne tenait pas avec la diversité de nos fournisseurs. »
Prénom Nom
Fonction, Société
Vos documents restent où vous le décidez
Les documents traités contiennent presque toujours des données personnelles ou commercialement sensibles : identités, montants, conditions contractuelles. Trois niveaux de déploiement sont possibles, jusqu'à l'hébergement complet sur vos propres serveurs (on-premise), où aucune donnée ne quitte votre infrastructure. Plusieurs des projets ci-dessus ont été déployés dans cette configuration, précisément pour cette raison.
Le détail des niveaux d'hébergement, du contrôle d'accès et des obligations RGPD est traité sur la page Assistant IA sur vos documents internes.
Envoyez-nous un échantillon
Pour ce type de projet, la pré-étude a un point de départ très concret : un échantillon représentatif de vos documents réels, dans toute leur diversité, y compris les cas les plus dégradés. C'est sur cette base que se mesure ce qui est extractible, avec quel taux, et à quel coût.
Elle se conclut par un chiffre constaté et une estimation de l'effort, en budget et en planning. Vous décidez ensuite, avec les éléments en main.
Le détail de notre méthode en trois phases est présenté sur la page Notre méthode.
Les questions qu'on nous pose
Vos documents contiennent déjà la donnée. Récupérez-la.
Envoyez-nous un échantillon représentatif. Nous vous dirons ce qui est extractible, avec quelle fiabilité, et ce que cela représenterait.
Prendre rendez-vousOu écrivez-nous : contact@troople.be